¿Qué deben hacer los autónomos cuando cometen un error en una factura?

Las facturas son la base de la contabilidad de los negocios. Los autónomos tienen la obligación, por ley, de expedir, entregar y conservar justificantes de todas las operaciones derivadas del ejercicio de su actividad, es decir, emitir una factura cada vez que vendan un producto o realicen un servicio. No obstante, el hecho de que sea un trámite tan habitual para los autónomos, no quita para que puedan equivocarse en uno o varios datos al emitir estos documentos. Tanto es así que, según los expertos, emitir una factura con errores es más común de lo que puede parecer en un primer momento, pero los profesionales no siempre saben como actuar.

El Reglamento por el que se regulan las obligaciones de la facturación recoge que, cuando un trabajador por cuenta propia emite una de sus facturas con algún error, debe realizar inmediatamente otra factura rectificativa. Las facturas rectificativas se emiten en el caso de que la factura original no cumpla alguno de los requisitos que atienden al contenido de las mismas o cuando las cuotas impositivas repercutidas no se hubiesen determinado correctamente. El encargado de emitir la factura será también el encargado de expedir una factura rectificativa en el momento en el que tenga conocimiento de que se ha incumplido alguno de los fallos anteriores. En la nueva factura se hará constar explícitamente los nuevos datos y se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación.

A la hora de facturar, un error puede salirle caro al autónomo. Entre otras cosas puede suponerle tardar más tiempo en cobrar un trabajo o tener problemas con Hacienda. Es ahí cuando, para evitar contratiempos y subsanar los errores, el profesional debe recurrir a la factura rectificativa. No obstante, los autónomos tienen que tener en cuenta que este tipo de facturas no pueden utilizarse a la ligera, sino sólo y exclusivamente cuando haya que corregir o ampliar datos de la factura original. De hecho la Agencia Tributaria recoge una serie de supuestos por los que pueda estar motivada la emisión de una factura rectificativa.

Casos en los que Hacienda permite emitir una factura rectificativa

La propia naturaleza de esta factura limita los casos en los que puede emitirse. La Agencia Tributaria recoge los supuestos en los que permite, y en algunos casos obliga, a recurrir a este tipo de facturas:

• Errores en algunos de los datos de la factura concretados en los artículos 6 y 7 del Reglamento de Facturación 
• Fallos en el calculo del importe a abonar  
• Tipo de IVA o cuota mal calculada 
• Error en los contenidos identificativos imprescindibles de la factura 

¿Qué datos deben contener las facturas rectificativas? 

• La factura rectificativa debe tener una numeración e identificación propia, diferente a la original, además de todos los datos necesarios de la factura original que pretende modificar. 
• Exponer con claridad el motivo y detalle de la rectificación. ¿Qué errores se van a corregir? ¿Por qué razón? 
• Exponer explícitamente su condición de rectificativa.

También pueden utilizarse para recuperar el IVA de una factura impagada

Aunque el fin último de la factura rectificativa sea subsanar errores o ampliar el contenido de una factura original, lo más común es que los autónomos utilicen este método con un objetivo diferente: recuperar el IVA de facturas impagadas. En este caso, la factura rectificativa serviría para anular la original y así lograr la devolución de los impuestos imputados y ya incobrables. “Aunque, en principio, este tipo de facturas sirven para subsanar errores en las facturas originales, la mayoría de los autónomos las utilizan para recuperar el IVA en impagos. Es una práctica relativamente común y viable pero, para hacerlo de forma efectiva, hay que cumplir con una serie de requisitos y, sobre todo, tener muy en cuenta los plazos”, explicó Domingo Gallego, asesor jurídico de la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA)

La Agencia Tributaria tiene previsto el uso de facturas rectificativas para recuperar el IVA en impagos. Para que un trabajador por cuenta propia pueda recuperar los impuestos de un impago, la factura original debe demostrarse como incobrable. Tal y como aseguró Gallego, existen dos supuestos en los que un crédito puede entenderse como incobrable: por que el cliente esté declarado en concurso o cuando hayan transcurrido seis meses desde la fecha de devengo del crédito (fecha de la factura emitida). "En este  caso, será necesario que el autónomo justifique el impago mediante reclamación judicial o requerimiento notarial”. 

Según aseguró el asesor jurídico, el autónomo debe tener cuidado con los plazos ya que, no cumplirlos, es la causa más frecuente de invalidación de este tipo de facturas. La Agencia Tributaria exige unos tiempos para su tramitación con motivo de impago. La emisión de esta rectificación debe efectuarse en los tres meses posteriores a los seis meses del impago. Tras haberla realizado, el autónomo dispone de un mes desde la emisión de la nueva factura para hacérsela llegar a la Agencia Tributaria.

Hacienda sanciona las facturas mal emitidas

La Agencia Tributaria impone sanciones en caso de que las facturas no estén emitidas correctamente. "Hacienda debe demostrar que existe un salto de facturas que implica que el autónomo ha ocultado información de su actividad", no obstante, tal y como explicó Juan Ramos, abogado y gestor en el despacho Rodríguez Albarrán, "no es común que los autónomos cometan este tipo de errores y no lo subsanen al momento". 

El artículo 201 de la Ley Tributaria recoge las infracciones que impone la Administración en caso de incumplir obligaciones de facturación o documentación. Se considera infracción el incumplimiento de las obligaciones de facturación, entre otras, la de expedición, remisión, rectificación y conservación de facturas, justificantes o documentos sustitutivos.

Así, las sanciones consideradas como graves dentro de uno de estos apartados oscilan entre los 150 y los 300 euros por error. De igual forma, en caso de ser considerada como 'muy grave', la multa será proporcional al 75% del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción.

Todos los tipos de facturas que puede emitir un autónomo

El tipo de factura que se utilice dependerá siempre del contexto en el que se emita, del importe de la misma y del destinatario. De esta forma existen hasta cinco tipos de facturas que los autónomos pueden emitir:

1. Factura ordinaria: el modelo de factura "normal" que justifica una operación económica. Deja constancia en un documento de la venta o prestación de un servicio a una segunda persona.
2. Factura simplificada: es una factura ordinaria pero en formato tique que reúne todas las condiciones para ser deducible. Ésta se puede expedir cuando su importe no exceda los 400 € con IVA o cuando deba de expedirse una factura rectificativa. Asimismo, esta se podrá emitir cuando el importe no supere los 3.000 euros con IVA. Es la más común junto a la factura ordinaria.
3. Factura proforma: documento previo a la factura ordinaria. "Un anticipo de la factura". A nivel fiscal no tiene validez, sin embargo, se utiliza mucho en el sector del comercio para pedir un porcentaje de la cuantía previo a la emisión de la factura. Este tipo de factura incluye todos los detalles de la futura factura, pero no se integra en la contabilidad del autónomo ni se puede convertir en una factura al uso. Sí sirve para acreditar que ha existido un inicio de actividad comercial. 
4. Factura racapitulativa: reunir en una sola factura las distintas operaciones que se hayan hecho para un mismo destinatario en un mismo mes natural. Este tipo de facturas deben ser emitidas el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas. Excepto cuando el destinatario de ésta sea un profesional o un empresario, que deberá de emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se hayan realizado las operaciones.
5. Factura rectificativa

Elementos imprescindibles que debe contener una factura

El artículo 6 del Real Decreto-ley 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, recoge cuales son los elementos imprescindibles que deben contener todas las facturas para ser legales ante la Agencia Tributaria. Independientemente del motivo por el que se emita, todos los documentos deben de tener una serie de datos básicos y comunes que recogen los principales elementos de la transacción por la compra/venta de un bien o un servicio:

1. Datos del autónomo (el que emite la factura): nombres y apellidos, domicilio y NIF o CIF. También puede añadirse un teléfono de contacto o un email.
2. Número: número correlativo de la serie de la factura. Deben ir ordenados desde el uno (primera factura del ejercicio fiscal) en adelante durante todo ese ejercicio fiscal. Éste es un detalle muy importante y que suele causar problemas a muchos autónomos por error o por omisión. Deben vigilar la correlación exacta de todas su facturas. Un tema que suele vigilar mucho Hacienda
3. Fecha: día de emisión de la factura. Es importante que sean correlativas con el número de la factura.
4. Datos del remitente de la factura: nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF de la persona que recibe la factura. Pueden añadirse otros datos en caso de que se considere necesario, como el teléfono o correo.
5. Concepto: descripción de la factura. Debe especificarse el motivo -producto o servicio- por el que se emite esa factura en concreto.
6. Base imponible: cuantía de la factura sin incluir los impuestos (IRPF e IVA).
7. Retención de IRPF: retención para autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tenga -un 7% durante los dos primeros años, y un 15% para los siguientes-.
8. IVA: cantidad de Impuesto sobre el Valor Añadido que se debe cobrar en la factura. En la mayoría de facturas se emitirá a un 21%, salvo que el tipo de IVA del producto o servicio sea reducido (10%), superreducido (4%) o exento.
9. Importe total: es el resultado sumar la base imponible más el IVA y restar el IRPF, en el caso de que se hayan incluido ambos elementos.
10. Método de pago: medio por el que se va a recibir el cobro de la factura en cuestión.