Certificado digital para autónomos y empresas: para qué se necesita y cómo obtenerlo

Desde la puesta en marcha de una actividad económica, los autónomos están obligados a mantener un contacto continuo con la Administración, ya sea con la Seguridad Social, la Agencia Tributaria o el Registro Mercantil. La digitalización ha llegado pisando fuerte y cada vez es más común que los trámites se realicen por vía telemática, dejando de lado las clásicas oficinas físicas. De hecho, la pandemia impulsó esta forma de proceder. 

En los últimos meses se ha hablado mucho de la digitalización de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT), ya que supondrá un cambio radical para muchos pequeños negocios. Y es que se avecinan futuras obligaciones fiscales como el uso de la factura electrónica o los softwares de facturación homologados por Hacienda. Ya en este momento y para realizar cualquier tipo de gestión por vía telemática con la Administración, es necesario que se produzca una autentificación de la persona que realiza el trámite. Es la única manera de demostrar que el autónomo es quien dice que ser. 

En este punto es donde aparece el certificado digital y su importancia para que los trabajadores por cuenta propia puedan gestionar de forma telemática, sencilla y sin trabas burocráticas cualquier asunto relativo a su actividad y a la Administración. Tal y como explicó María José Arteche de la gestoría Sapientia, “el certificado digital es un documento electrónico que permite la autentificación online de un autónomo o sociedad a través de la persona responsable de la misma”. Por ello, al permitir gestionar trámites oficiales de forma segura, “su empleo es obligatorio en gran parte de los organismos públicos para gestionar el papeleo con múltiples administraciones y para cumplimentar diferentes obligaciones legales”, añadió. 

El certificado digital está disponible tanto para los autónomos persona física como para los autónomos persona jurídica. Aunque en ambos casos se utiliza para lo mismo, la manera de obtener el documento digital es diferente. De hecho, mientras que el certificado para los primeros es de carácter gratuito, para los segundos tiene un coste económico.

Certificado digital para autónomos persona física

En el caso de los autónomos persona física, el certificado digital cuenta con los datos del trabajador por cuenta propia, que están autentificados por un organismo oficial. Esto acredita la identidad de la persona que gestiona el trámite online y permite que se pueda intercambiar información con otras entidades o personas con la certeza de que solo estos puedan acceder a la misma. Entre las muchas gestiones que puede hacer un autónomo con el certificado digital se encuentra la posibilidad de firmar documentos digitalmente o presentar los impuestos de forma electrónica y sin necesidad de salir de casa. 

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre–Real Casa de la Moneda (FNMT-RCM), a través de CERES (Certificación Española), es la entidad encargada de emitirlo “a cualquier ciudadano español o extranjero, mayor de edad o menor emancipado que esté en posesión de su DNI o NIE”, tal y como especifican en su portal web. Los autónomos persona física pueden solicitar la expedición de su certificado digital a través de dos vías: mediante el proceso software o haciendo uso de su DNIe. 

Opción 1: Obtención del Certificado software (como archivo descargable) 

La página web CERES, que es la entidad que emite el certificado, denomina esta primera opción “Obtención del Certificado software”, ya que se descarga desde el propio portal web. Eso sí, en este caso será necesario acudir a una Oficina de Acreditación. Los pasos a seguir para la obtención del certificado son:

• Configurar el ordenador e instalar el software indicado: es importante realizar el proceso con el mismo ordenador y a través de uno de los navegadores recomendados (Internet Explorer o Mozilla).
• Solicitar el certificado: una vez solicitado el documento, se enviará a la cuenta de correo electrónico un código de solicitud. Este código será requerido en el siguiente paso y también a la hora de descargar el certificado. 
• Acreditar la identidad: una vez recibido el código de solicitud, será necesario solicitar cita previa en una Oficina de Acreditación de Identidad y acudir para acreditar la identidad. 
• Descargar el certificado: aproximadamente una hora después de haber acreditado la identidad en la oficina correspondiente, se podrá descargar e instalar el certificado (desde CERES recomiendan realizar una copia de seguridad del mismo).

Opción 2: Obtención del certificado a través del DNIe

Cualquier autónomo con el DNIe actualizado y válido podrá obtener el certificado sin tener que desplazarse en ningún momento a una Oficina de Acreditación, a través de los siguientes pasos:

• Tener el equipo preparado: antes de comenzar con el proceso hay que tener instalado en el ordenador el software criptográfico DNIe y los certificados raíces del DNIe. Siempre teniendo en cuenta que todo el proceso debe realizarse desde el mismo ordenador, el mismo navegador (Internet Explorer o Mozilla) y utilizando siempre el mismo usuario; y no formatear el ordenador durante todo el proceso.
• Solicitar el certificado: con el DNIe se podrá realizar la solicitud del Certificado de Persona Física. Al finalizar enviarán un código, que será necesario para poder descargar el documento.
• Descargar el certificado: una hora después de haber realizado el proceso anterior, llegará un correo desde el que se informará que ya se puede descargar el certificado.

Certificado digital para autónomos persona jurídica

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, se comunican continuamente con la Administración. Esta comunicación es cada vez más sencilla, pero para poder actuar online y cumplir con las obligaciones correspondientes, los negocios, pymes y empresas necesitan un certificado digital, en este caso conocido como “Certificado de Representante”. Igual que sucede con el certificado de persona física, es un documento electrónico que facilita la autentificación online de la persona responsable de una actividad económica. 

Una de las principales ventajas del Certificado de Representante es que permite ahorrar tiempo y abaratar costes a la hora de gestionar el papeleo con la Administración o para cumplimentar diferentes obligaciones legales. “Cada vez hay más actuaciones administrativas que se pueden realizar de forma online con un certificado digital. Además, en muchos trámites, al realizarse de forma digital, se reducen errores”, explicaron desde la gestoría Sapientia.

Como ya hemos comentado anteriormente, aunque el certificado digital tiene el mismo uso tanto para autónomos persona física como para autónomos persona jurídica, la manera de obtenerlo es diferente. De hecho, la FNMT-RCM emite tres tipos de certificación digital para empresas o “Certificado de Representante”.

Certificado de Representante de Administrador Único o Solidario 

Pueden solicitar este certificado las sociedades anónimas o limitadas que solo dispongan de un administrador, a pesar de que la Ley de Sociedades permite que puedan tener varios administradores. También se podrá pedir este certificado cuando se trate de un administrador solidario, es decir cuando hay más de un administrador pero el resto no son mancomunados (no se necesita la aprobación del resto de socios para poder operar). Hay que seguir los siguientes pasos para obtener este certificado:

• Solicitud del certificado: se puede realizar de cuatro formas:
  • De forma online, en la página web de CERES si dispone de un certificado de persona Física emitido por la FNMT.
  • De forma online, en la página web de CERES, si dispone de un certificado de persona jurídica Clase2 CA FNMT.
  • De forma online, en la página web de Ceres, si tiene el DNIe válido.
  • De forma presencial, acudiendo a una Oficina de Registro.
• Acreditar identidad: este paso solo es necesario cuando se ha solicitado el certificado de forma presencial, pues deberá ir a una oficina de registro para acreditar su identidad.
• Descargar certificado: una vez realizados todos los pasos, hay que descargar el certificado. Para ello, será necesario primero pagar 24 euros y tiene una validez de 2 años. Además, hay que tener en cuenta que la descarga del certificado solo se puede realizar en el mismo dispositivo en el que se realizó la solicitud.

Certificado de Representante para Persona Jurídica

Este certificado se emite para los representantes jurídicos de empresas cuando no sean Administradores únicos o solidarios, es decir, personas físicas como representantes de personas jurídicas que traten con las Administraciones Públicas, Entidades y Organismos Públicos, vinculados o dependientes de las mismas.

Asimismo, las empresas que podrán solicitar este certificado son las que tienen por letra inicial en el NIF alguna de estas: A y B (sociedades anónimas y limitadas siempre y cuando sean mancomunadas); C (sociedades colectivas); D (sociedades comanditarias); F (sociedades cooperativas); G (asociaciones); J (sociedades civiles); Q (organismos públicos),R (Congregaciones e instituciones religiosas); N (entidades extranjeras con personalidad jurídica); M (ayuntamientos o diputaciones); y V (sociedad agraria en transformación, agrupación de interés económico, etc.). Para obtenerlo hay que seguir los siguientes pasos:

• Solicitar el certificado: se puede realizar de forma online a través de la página web de la FNMT y tiene un coste de 14 euros. En el formulario se pedirán los siguientes datos a rellenar: NIF de la entidad representada, correo electrónico (y su confirmación) y la longitud de la clave.
• Acreditación de identidad: con el código que se reciba del apartado anterior hay que acudir a las oficinas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de la Comunidad Foral de Navarra o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (que son con las que la FMNT mantiene acuerdo) y acreditar la identidad. 
• Descarga del certificado: en el plazo de dos días se acredita la identidad y llega un correo electrónico con la factura y el código de solicitud. A partir de ese momento ya se puede descargar el certificado

Certificado digital para Entidades sin Personalidad Jurídica

Este certificado lo piden las personas físicas que son representantes de entidades sin personalidad jurídica en el ámbito tributario, para que puedan operar online con los diferentes organismos públicos. La primera letra del NIF de la entidad determinará si deben solicitar este certificado o, por el contrario, deberán solicitar alguno de los anteriores. 

Las letras que se acogen a este certificado son: E (comunidades de bienes, herencias yacentes y titularidad compartida de explotaciones agrarias); G (otras asociaciones sin personalidad jurídica); H (comunidades de propietarios); N (corporación o ente independientes pero sin pero sin personalidad jurídica con presencia en España,…); W (entidades no residentes con establecimiento permanente en España); U (unión temporal de empresas); S (órganos de la administración central y autonómica); P (juntas vecinales, departamento u órgano dependiente de la Administración sin personalidad jurídica); y V (otros tipos de personalidad jurídica como fondos de inversiones, fondo de capital-riesgo, fondo de pensiones, etc.). Hay que seguir los siguientes pasos:

• Solicitar el certificado: se puede realizar a través de la página web de la FNMT. En el formulario se pedirán los siguientes datos a rellenar: NIF de la entidad representada, correo electrónico (y su confirmación) y la longitud de la clave.
• Acreditación de identidad: con el código que se reciba del apartado anterior hay que acudir a las oficinas de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, de la Comunidad Foral de Navarra o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (que son con las que la FMNT mantiene acuerdo) y acreditar la identidad.
• Descarga del certificado: una vez acreditada la entidad la descarga es inmediata y no tiene ningún coste.