Los autónomos siguen sin hacer el registro retributivo y muchos realizan de forma incorrecta el de jornada

Todo autónomo con empleados tiene la obligación de realizar un registro salarial, donde se muestre de forma separada las retribuciones de hombres y mujeres de su plantilla, así como un registro de la jornada laboral, donde debe incluirse detalladamente la hora de entrada y salida de los trabajadores. Según los expertos, una gran parte de los negocios no ha implantado el registro retributivo, obligatorio desde abril de 2021, y está realizando de forma incorrecta el registro de la jornada, impuesto por ley desde hace más de dos años. La Inspección de Trabajo ya está multando a los autónomos con sanciones que, en su falta más grave, podrían alcanzar los 7.500 euros.

Ambas obligaciones deben cumplirse por todos los negocios con asalariados, independientemente de su tamaño. De hecho, en caso de no cumplir con está obligación y recibir una inspección, los autónomos pueden verse gravemente perjudicados al tener que afrontar importantes sanciones económicas que podrían hacer tambalear la continuidad del negocio. “Se está haciendo una inspección real y ya se están imponiendo multas importantes. En el momento en el que la Inspección de Trabajo solicita alguna información, aunque sea sobre otro asunto, pide también estos registros”, explicó a este medio el abogado laboralista y gestor administrativo de AGM Abogados, Luis San José.

Los negocios no están realizando el registro retributivo

La obligación de llevar a cabo un registro retributivo se creó cuando, en abril de 2021, entró en vigor el Real-Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, que obliga a todas las empresas, desde un autónomo a una multinacional, a disponer de un informe que demuestre que todos los empleados que tengan el mismo puesto de trabajo perciben el mismo salario, independientemente de si es hombre o mujer. Pocos meses después, la Dirección General de la Inspección puso en marcha una campaña para comprobar que se cumplen todas las obligaciones en materia de igualdad, incluida la del registro retributivo o salarial.

Sin embargo, la situación actual no refleja la importancia de disponer de un registro retributivo, ya que una gran parte de los pequeños negocios no ha realizado dicho registro. Por este motivo, los inspectores están multando a los autónomos tras comprobar que no disponen del documento, unas multas que, en los casos más graves, podrían alcanzar hasta los 7.500 euros, según indicó Luis San José.

“Hay muchas empresas que todavía no tienen hecho el registro salarial. Algunos de los motivos son que puede resultar algo caro o que puede ser complicado realizarlo. También ocurre que se hace a través de programas informáticos y luego no están bien hechos, porque calculan solo una media. Hay mucha carencia en las empresas en este sentido”, destacó el abogado.

Sanciones que van desde los 625 hasta los 7.500 euros por no disponer del registro retributivo

La inspección puede producirse de dos formas: con o sin previo aviso. En el primer caso, el inspector avisará de su llegada y el autónomo podrá prepararse para cumplir con la obligación y evitar ser sancionado. En el segundo supuesto, el inspector aparecerá sin haber avisado con antelación y levantará acta sancionando al autónomo, en caso de no disponer del documento. Si se da esta situación, se le ofrecerá dos semanas de tiempo para cumplir con la obligación, aunque deberá afrontar la sanción económica de igual forma.

Aquellos negocios que no dispongan de mujeres en su plantilla deben también preparar este documento, por lo que en caso de recibir una inspección y no disponer del mismo, se enfrentarán a la sanción correspondiente, que variará en función del tamaño de la empresa y del contexto. Es decir, si una plantilla se compone de un empleado o empleada, la multa no tendrá el mismo grado de gravedad que si está compuesta por ocho empleados, entre los que se encuentren hombres y mujeres. Las sanciones varían de la siguiente manera:

- Infracciones leves, de 70 a 750 euros

- Infracciones graves, de 751 a 7.500 euros

Estas cantidades pueden aumentar todavía más en el caso de que el documento concluya que se está produciendo una desigualdad, en cuyo caso oscilarían entre los 7.501 y los 225.018 euros.

“El registro retributivo debe realizarse en cualquier tipo de negocio, ya que el hecho de no tenerlo se traduce en una infracción grave. Es cierto que algunos negocios lo están haciendo, pero hay un gran número que no”, explicó el abogado laboralista.

El registro de la jornada laboral se está implantando de forma incorrecta

Con la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019 para la protección social y lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, los autónomos con empleados a su cargo están obligados a llevar un registro horario exhaustivo de la jornada laboral de sus trabajadores. Este registro debe incluir de forma detallada los horarios de entrada y salida de los empleados, señalando en cada caso los descansos que realiza el mismo. Si bien es cierto que la mayoría de negocios realiza este registro, todavía hay algunos que siguen sin hacerlo o que lo hacen de forma incorrecta. Aquellos autónomos que no cumplan con esta obligación podrían enfrentarse a sanciones económicas hasta 7.500 euros.

“En el caso del registro de jornada, la gran mayoría de empresas y pequeños negocios lo realizan, pero no lo hacen de forma correcta. Podríamos decir que los autónomos se han relajado en este sentido y le han quitado peso. Hay también algunas empresas que no lo están haciendo y se les está multando. Es ahí cuando se dan cuenta y reaccionan.”, explicó Luis San José.

Uno de los principales motivos por los que no se está realizando de forma correcta es que no todos los negocios cuentan con las herramientas necesarias ni los conocimientos suficientes como para aplicar la normativa. “Muchos negocios registran solamente la hora de entrada y de salida, sin tener en cuenta que también deben anotarse los paros que realizan los empleados, como los descansos para comer o incluso las pausas para tomar café. Lo están haciendo mal, porque se tendría que registrar el tiempo efectivo de trabajo. Nos encontramos con muchas situaciones así y es una de las preguntas que más nos están haciendo”, señaló San José.

¿Puede hacerse el registro de jornada en hojas de papel? 

Otra cuestión que ha levantado grandes dudas en los últimos meses es el método utilizado para registrar los datos de la jornada. El pasado mes de marzo, la Audiencia Nacional emitió una sentencia que, según los expertos, “pone en cuestión el registro horario en soporte de papel”, que es el formato más utilizado por los autónomos. Si bien es cierto, el Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 34.9, no ha expresado en ningún momento en qué soporte tendría que llevarse a cabo dicho control. De hecho, en la Guía del Ministerio de Trabajo se precisa que “será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador”.

En este contexto, la sentencia de la Audiencia Nacional puso una importante pregunta sobre la mesa: “¿Es apto un registro realizado en una hoja de papel para proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori por el autónomo o empleado?”. Según Luis San José, “el registro de la jornada tendría que hacerse a través de un sistema que fuese fiable. Hacerlo en papel es fiable siempre y cuando sea el empleado el que lo rellene y se cumplan todos los requisitos. Aun así, lo mejor es realizar el registro con huella dactilar, sería lo más razonable y lo más lógico”, explicó el abogado laboralista.